Stefan war gerade in der Firma eingetroffen und machte sich in der Küche einen Kaffee. Vor einem halben Jahr hatte er sein aktuelles Projekt übernommen und alles in allem lief es sehr zufriedenstellend. Die Planung für die Projektlaufzeit betrug 12 Monate und zum gegenwärtigen Zeitpunkt sah er keine gravierenden Probleme.
Kurze Zeit später gesellte sich Susanna zu ihm, eine von drei Entwicklern des Projekts.
„Genau“.
Das war auf jeden Fall ein ziemlicher Rückschlag für das Projekt. Sie waren zwar im Moment im Zeitplan, aber der Projektplan strotzte nicht gerade vor Reserven. Stefan überlegte eine Weile und beschloss dann, mit dem Vorstand zu reden. Sie würden einen neuen Mitarbeiter benötigen und den Fertigstellungstermin musste er auch verschieben.
„Als Projektleiter sind Sie natürlich bemüht, immer ein bisschen Reserve in der Hinterhand zu haben. Ich verstehe das, glauben Sie mir. Als ich Projektleiter war, habe ich das auch so gemacht. Aber hier können wir uns das nicht leisten. Es sei denn Sie zeigen mir schwarz auf weiß, dass es vorne und hinten nicht reicht.“
Das konnte Stefan nicht. Er hatte zwar ein ungutes Gefühl bei dieser Sache und er sagte das auch, aber der Vorstand ließ sich nicht überzeugen.
„Was wir hier brauchen, ist ein bisschen Optimismus!“. Herr Menge klopfte Stefan jovial auf die Schulter: „Sie schaffen das schon. Ich habe vollstes Vertrauen in Sie! Wenn Sie ihr Team entsprechend motivieren, dann können wir den Termin bestimmt halten.“
Es lag Stefan auf der Zunge zu sagen, dass er selten mit einem motivierteren Team gearbeitet hatte aber auch das würde den Vorstand nicht umstimmen. Also verabschiedete er sich und verließ das Büro von Herrn Menge.
Eine Stunde später informierte Stefan sein Team über das Gespräch mit dem Vorstand und die neue Situation. Alle waren sich darüber einig, dass es schwer bis unmöglich werden würde, den Endtermin einzuhalten. Aber keiner hatte einen Vorschlag, wie sich die Entwicklung wesentlich beschleunigen ließe.
Da kam Stefan eine Idee.
„Klar“, sagte Susanna.
Im Anschluss an das Meeting setzte sich Stefan mit Susanna in sein Büro.
„Bis dahin habe ich auf jeden Fall etwas Brauchbares.“, stimmte Susanna zu. „Vielleicht ist es noch nicht kugelsicher, aber ein paar aussagekräftige Zahlen sollten wir bekommen.“
4 Tage später saß Susanna mit Stefan in seinem Büro und stellte ihm die Simulation vor.
„Der Einfachheit halber habe ich die Simulation mit Excel realisiert, das ging am schnellsten. Hier auf dem ersten Blatt haben wir die allgemeinen Projektdaten:“
„Beim Projektumfang trägst Du den restlichen Aufwand in einer Produktivitätseinheit ein“
“ LOC, Funktionspunkte, vollkommen egal. Sie muss nur mit unseren Daten zur Produktivität der Entwickler zusammen passen. Da wir die mit unserer eigenen Komplexitätsskala messen, solltest Du diese Einheit auch für den Projektaufwand verwenden.“
Susanna fuhr fort: „Die Anzahl der Wochen beschreibt die restliche Projektlaufzeit. Normalerweise ist das die Zeit bis zum Fertigstellungstermin, Du kannst sie aber auch verändern, wenn Du mal ‚was-wäre-wenn‘-Szenarien ausprobieren willst.
Die Qualität der Dokumentation reicht von nicht vorhanden (0%) bis perfekt (100%). Die Einarbeitungszeit ist die Zeit, die ein neuer Mitarbeiter braucht, bis er ohne Vorkenntnisse volle Produktivität erreicht hat. Ich gehe dabei davon aus, dass ausgehend vom aktuellen Know-How seine Produktivität Schritt für Schritt steigt.“
Stefan trug die entsprechenden Daten ein. „Der restliche Aufwand gemessen in unserer eigenen Skala sind 1950 Einheiten. Die Projektlaufzeit beträgt ein halbes Jahr, also 26 Wochen. Die Einarbeitungszeit setze ich mal mit 10 Wochen an und die Qualität der Dokumentation mit 50%. Was sind das für Produktivitäten in den Ergebnissen?“
„Das zeige ich Dir gleich.“ Susanna wechselte auf das nächste Tabellenblatt. „Hier haben wir die Daten zum Team. Am besten zeige ich dir die Funktionsweise anhand eines Beispiels. Nehmen wir einmal an, dass Frank nicht ausgefallen wäre und alles ganz normal läuft. Dann beginnen alle Mitarbeiter in der 1. Woche und mit einem Know-How von 100%. Dieser Wert dient als Faktor für die Produktivität.“
Susanna ergänzte die entsprechenden Daten:
„So“, grinste sie, „dann wollen wir mal sehen, ob du vernünftig geplant hast!“ Sie betätigte den Button zum Berechnen und wechselte auf das Projektblatt.
„Nicht schlecht“, sagte sie anerkennend. „1950 Einheiten Restaufwand und 2002 Einheiten Gesamtproduktivität. Da ist sogar noch ein bisschen Reserve vorhanden. Da keiner der Mitarbeiter neu dazukommt, sind auch beide Ergebniswerte gleich.“
Susanna fuhr fort: „Als nächstes schauen wir uns an, wie die Integration des neuen Mitarbeiters den Zeitplan ändert. Dazu machen wir ein paar Annahmen:
- Wir brauchen 3 Wochen, um jemand Neues zu finden.
- Seine Produktivität entspricht der von Frank.
- Er verfügt über kein Vorwissen.
- Ich übernehme seine Einarbeitung und benötige dafür 50% meiner Arbeitszeit.
Da Frank nicht mehr verfügbar ist, reduzieren wir seine Produktivität auf Null.“
Susanna nahm die jeweiligen Änderungen in der Tabelle vor:
Dann führte Sie erneut die Berechnung durch und präsentierte Stefan das Ergebnis:
Die nächste Stunde verbrachte Stefan damit, verschiedene Szenarien für sein Projekt durchzuspielen. Dabei stellt er fest, dass die Verzögerung seines Projekts unter ungünstigen Umständen, z.B. bei geringerer Produktivität des neuen Entwicklers, sogar bis zu 8 Wochen betragen könnte.
Am nächsten Tag vereinbarte Stefan ein weiteres Gespräch mit dem Vorstand und zeigte ihm die Produktivitätsveränderung anhand des Diagramms sowie die resultierende Verzögerung des Fertigstellungstermins.
Bevor er das Büro verließ, sprach ihn Herr Menge noch einmal an: „Oh, eins noch: Sie sollten ihre Instinkte nicht ignorieren, aber sie sollten ihnen auch nicht blind vertrauen. Genau das haben sie getan. Gute Arbeit!“
Stefan freute sich über das Lob und kehrte an seinen Arbeitsplatz zurück.
Hier endet die Geschichte. Wenn Sie Interesse am Excel-Tool zur Fluktuationsberechnung haben, können Sie es hier im Rahmen der GPL-Lizenz herunterladen: Modellierung Fluktuation im Projekt (Excel)
Wie man Produktivitäten für seine Mitarbeiter ermitteln kann beschreibt folgender Artikel: Messen Sie schon oder schätzen Sie noch?
